Como marcar uma reunião de grupo com o ChatGPT ou o Claude

Se o Pickadate estiver ligado ao seu assistente de IA, pode organizar uma sondagem de datas completa a partir do chat: descreva a reunião, confirme as datas que o assistente propõe, deixe-o enviar os convites, pergunte alguns dias depois quem ainda não respondeu e peça-lhe que confirme a data vencedora. Segue-se um exemplo real, do princípio ao fim, com os pedidos, aquilo que o assistente lhe pergunta antes de enviar qualquer e-mail e os dois momentos em que o site é mais rápido.

O exemplo: uma reunião de comissão para oito pessoas

Imagine que preside à comissão de um pequeno clube. São oito pessoas, todas ocupadas, e precisa de uma reunião de duas horas à noite, algures nas próximas três semanas. Normalmente, isto acaba num chat de grupo em que quatro pessoas respondem, duas respondem à pergunta errada e uma diz «qualquer dia menos terça-feira» depois de já ter marcado para terça-feira.

Precisa de duas coisas antes de começar:

1. Uma conta gratuita do Pickadate, porque o assistente age em seu nome.
2. O Pickadate ligado ao seu assistente: no Claude, através do diretório de conectores; no ChatGPT, através do diretório de plugins; ou em qualquer ferramenta compatível com servidores MCP remotos. A página dos assistentes de IA explica os passos para cada um. Só tem de fazer isto uma vez.

Passo 1: descreva a reunião numa única mensagem

Dê ao assistente tudo aquilo de que precisa num único pedido. Quanto mais informação fornecer à partida, menos perguntas terá de responder:

Cria uma sondagem de grupo no Pickadate com o nome «Reunião da comissão, novembro». Propõe terças, quartas e quintas-feiras à noite, das 18:30 às 20:30, nas próximas três semanas, à hora de Lisboa. Prazo de resposta: próxima sexta-feira. Ainda não convides ninguém.

Há alguns aspetos importantes a ter em conta:

• Sondagem de grupo é a designação do Pickadate para o evento clássico «que datas são convenientes?»: cada pessoa responde sim, talvez ou não para cada data. Se pretender uma data fixa e uma contagem de participantes, deve pedir uma confirmação de presença. A página sondagem de grupo para agendamento explica a diferença.
• As datas seguem o fuso horário do evento. Ao indicar «hora de Lisboa», define-o. Se não indicar um fuso horário, o Pickadate usa o fuso horário do seu último evento.
• O prazo de resposta tem de ser anterior à primeira data proposta. Se pedir algo impossível, o assistente avisa-o e volta a perguntar.

A indicação «Ainda não convides ninguém» é importante. Criar um evento com convidados envia os convites de imediato, por isso vale a pena confirmar primeiro as datas.

Passo 2: confirme as datas antes de alguém as ver

Peça ao assistente para lhe mostrar o que criou:

Mostra-me as datas que propuseste.

Nove noites são muitas para responder. Reduza a lista:

Remove as quintas-feiras da primeira semana. Acrescenta segunda-feira, dia 9, à mesma hora.

Adicionar ou remover datas é uma alteração comunicada por e-mail a todas as pessoas convidadas, por isso faça-o agora, antes de convidar alguém. Depois de as pessoas terem respondido, remover uma data também elimina as respetivas respostas e não é possível anular essa ação.

Passo 3: convide as pessoas

Se já convidou estas pessoas antes, o assistente consegue encontrá-las nos seus contactos do Pickadate:

Convida a comissão: Ana, Rui, Marta, João, Inês, Pedro e Sofia. Usa os endereços dos meus contactos.

É nesta altura que o assistente lhe pede confirmação, porque está prestes a enviar um e-mail a sete pessoas. Confirme os nomes e diga que sim. Cada pessoa recebe uma ligação pessoal e responde no site. Não precisa de ter uma conta, uma aplicação ou o seu próprio assistente de IA.

Há dois limites a ter em conta: um evento pode ter, no máximo, 20 pessoas convidadas, e o número de convites que um assistente pode enviar em seu nome por dia é limitado. Se atingir o limite, o assistente indica-lhe quantos ainda pode enviar.

Se preferir publicar uma única ligação no chat de grupo do clube em vez de enviar um e-mail a cada pessoa, peça a ligação de partilha:

Dá-me a ligação para partilhar esta sondagem.

Passo 4: lembre quem ainda não respondeu

Alguns dias depois:

Quem ainda não respondeu à sondagem da reunião da comissão?

Receberá os nomes e também as datas que, até ao momento, parecem ser mais convenientes. Depois:

Envia um lembrete a todas as pessoas que ainda não responderam.

O assistente pede confirmação antes de enviar. Os lembretes são enviados apenas a quem ainda não respondeu, contam para o mesmo limite diário dos convites e não são enviados a quem tenha sido convidado ou recebido um lembrete para este evento nas últimas 24 horas, para não poder enviar mensagens em excesso a alguém por fazer o pedido duas vezes.

Passo 5: escolha a data e avise toda a gente

Quando já tiver recebido as respostas:

Qual é a data mais conveniente? Mostra-me quem respondeu «talvez».

O Pickadate apresenta primeiro as datas com mais respostas afirmativas. Se houver empate entre duas datas, veja as respostas «talvez» ou quem não pode em cada uma: perder o tesoureiro é pior do que perder um convidado. Essa decisão cabe-lhe a si, não ao assistente. Depois:

Confirma quarta-feira, dia 11, e avisa toda a gente.

A confirmação de uma data envia um e-mail a todas as pessoas envolvidas, por isso o assistente pede uma última confirmação.

Se quiser que a sondagem deixe de aceitar respostas sem confirmar qualquer data, peça-lhe para fechar o evento. O encerramento não envia e-mails a ninguém.

Quando o site é mais rápido

O assistente é útil nas tarefas que são morosas de fazer manualmente: introduzir nove datas, procurar sete endereços de e-mail e descobrir quem ainda não respondeu. Há duas coisas que são mais fáceis de fazer no site:

• Eliminar um evento. O assistente não consegue eliminar eventos; tem de o fazer na página de gestão do evento.
• Consultar a grelha. Numa sondagem grande, a página do evento mostra, de relance, a resposta de cada pessoa para cada data. Pode perguntar ao assistente «quem respondeu não ao dia 12?», mas é mais rápido consultar a grelha.

O que o assistente consegue e não consegue ver

O assistente age em seu nome. Só vê os eventos que criou enquanto tinha sessão iniciada e os seus próprios contactos; não vê nada das contas de outras pessoas. Pode revogar o acesso a qualquer momento na página da sua conta, em «Aplicações ligadas». A nossa política de privacidade explica que informações o Pickadate guarda quando liga um assistente.

Todos os pedidos, reunidos

1. «Cria uma sondagem de grupo com o nome … Propõe … de … a …, à hora de …. Prazo de resposta: …. Ainda não convides ninguém.»
2. «Mostra-me as datas que propuseste.» Depois, adiciona ou remove datas.
3. «Convida … Usa os endereços dos meus contactos.» Confirma quando o assistente perguntar.
4. «Quem ainda não respondeu?» e depois «Envia um lembrete a todas as pessoas que ainda não responderam.»
5. «Qual é a data mais conveniente?» e depois «Confirma … e avisa toda a gente.»

Assim, marca uma reunião da comissão em cinco mensagens, sem um único «terça-feira dá-te jeito?» no chat de grupo.