Een groepsbijeenkomst plannen met ChatGPT of Claude

Als Pickadate is gekoppeld aan je AI-assistent, kun je vanuit de chat een volledige datumspeiling uitvoeren: beschrijf de bijeenkomst, controleer de voorgestelde datums, laat de assistent de uitnodigingen versturen, vraag een paar dagen later wie er nog niet heeft gereageerd en laat de winnende datum bevestigen. Hieronder zie je een echt voorbeeld van begin tot eind, met de prompts, wat de assistent vraagt voordat die iemand mailt en de twee momenten waarop de website sneller is.

Het voorbeeld: een commissievergadering voor acht personen

Stel, je bent voorzitter van een kleine clubcommissie. Acht mensen, allemaal druk, en je moet ergens in de komende drie weken een avondvergadering van twee uur plannen. Normaal gesproken begint er dan een groepschat waarin vier mensen antwoorden, twee de verkeerde vraag beantwoorden en iemand zegt: "elke dag behalve dinsdag" nadat je dinsdag al hebt geboekt.

Je hebt twee dingen nodig voordat je begint:

Een gratis Pickadate-account, want de assistent handelt namens jou.
Pickadate gekoppeld aan je assistent: in Claude via de connectorcatalogus, in ChatGPT via de plug-incatalogus, of in een tool die externe MCP-servers ondersteunt. Op de pagina met AI-assistenten vind je de stappen voor elk ervan. Dit hoef je maar één keer te doen.

Stap 1: beschrijf de bijeenkomst in één bericht

Geef de assistent alles wat die nodig heeft in één prompt. Hoe meer je vooraf vertelt, hoe minder vragen je achteraf krijgt:

Maak een groepspeiling aan op Pickadate met de naam "Commissievergadering, november". Stel voor de komende drie weken dinsdag-, woensdag- en donderdagavond voor, van 18:30 tot 20:30, lokale tijd in Lissabon. Laat mensen uiterlijk volgende vrijdag reageren. Nodig nog niemand uit.

Er gebeuren hier een paar dingen die goed zijn om te weten:

Groepspeiling is Pickadates benaming voor de klassieke bijeenkomst waarbij je vraagt: "Welke datums komen uit?" Iedereen geeft voor elke datum aan of die uitkomt, misschien uitkomt of niet uitkomt. Wil je één vaste datum kiezen en alleen het aantal deelnemers weten, vraag dan om een RSVP. In een groepspeiling voor het plannen van een afspraak wordt het verschil uitgelegd.
Datums vallen in de tijdzone van het evenement. Door "lokale tijd in Lissabon" te vermelden, stel je die in. Zonder die vermelding gebruikt Pickadate de tijdzone van je vorige evenement.
De uiterste reactiedatum moet vóór de eerste voorgestelde datum liggen. Vraag je iets onmogelijks, dan laat de assistent dat weten en vraagt die het opnieuw.

"Nodig nog niemand uit" is belangrijk. Als je een evenement met genodigden aanmaakt, worden de uitnodigingen meteen verstuurd. Controleer daarom eerst de datums.

Stap 2: controleer de datums voordat iemand ze ziet

Vraag de assistent te laten zien wat die heeft aangemaakt:

Laat me de datums zien die je hebt voorgesteld.

Negen avonden is nogal wat om te beoordelen. Beperk het aantal:

Verwijder de donderdagen in de eerste week. Voeg maandag de 9e toe, op hetzelfde tijdstip.

Als je datums toevoegt of verwijdert, krijgen alle uitgenodigde personen daar per e-mail bericht over. Daarom doe je dit nu, voordat je iemand uitnodigt. Zodra mensen hebben gereageerd, worden bij het verwijderen van een datum ook hun antwoorden daarop verwijderd, en dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Stap 3: nodig mensen uit

Als je deze mensen eerder hebt uitgenodigd, kan de assistent ze vinden in je Pickadate-contacten:

Nodig de commissie uit: Ana, Rui, Marta, João, Inês, Pedro en Sofia. Gebruik de e-mailadressen uit mijn contacten.

Nu vraagt de assistent je om bevestiging, omdat die op het punt staat zeven mensen te mailen. Controleer de namen en zeg ja. Iedereen krijgt een persoonlijke link en reageert op de website. Ze hebben geen account, app of eigen AI-assistent nodig.

Houd rekening met twee beperkingen: er kunnen maximaal 20 mensen voor een evenement worden uitgenodigd en er geldt een daglimiet voor het aantal uitnodigingen dat een assistent namens jou kan versturen. Als je de limiet bereikt, vertelt de assistent hoeveel uitnodigingen je nog kunt versturen.

Wil je liever één link in de groepschat van de club plaatsen in plaats van iedereen te mailen, vraag dan om de deellink:

Geef me de link om deze peiling te delen.

Stap 4: herinner de laatkomers

Een paar dagen later:

Wie heeft nog niet gereageerd op de peiling voor de commissievergadering?

Je krijgt de namen en ziet welke datums tot nu toe het beste uitkomen. Vraag daarna:

Stuur iedereen die nog niet heeft gereageerd een herinnering.

De assistent vraagt om bevestiging voordat die de herinneringen verstuurt. Herinneringen gaan alleen naar mensen die nog niet hebben gereageerd. Ze tellen mee voor dezelfde daglimiet als uitnodigingen. Iedereen die de afgelopen 24 uur voor dit evenement is uitgenodigd of eraan is herinnerd, wordt overgeslagen. Zo kun je iemand niet overspoelen door twee keer te vragen.

Stap 5: kies de datum en laat het iedereen weten

Zodra de reacties binnen zijn:

Welke datum komt het beste uit? Laat me zien wie misschien heeft geantwoord.

Pickadate zet de datums met de meeste ja-antwoorden bovenaan. Zijn er twee datums gelijk geëindigd, kijk dan naar de misschien-antwoorden of naar wie op welke datum niet kan: de penningmeester missen is erger dan een gast missen. Dat is jouw beslissing, niet die van de assistent. Vraag daarna:

Bevestig woensdag de 11e en laat het iedereen weten.

Als je een datum bevestigt, krijgen alle betrokkenen een e-mail, dus vraagt de assistent nog één keer om bevestiging.

Wil je de peiling sluiten zodat er geen antwoorden meer binnenkomen, zonder iets te bevestigen, vraag dan om het evenement te sluiten. Bij het sluiten wordt niemand gemaild.

Wanneer de website sneller is

De assistent is handig voor taken die met de hand omslachtig zijn: negen datums invoeren, zeven e-mailadressen opzoeken en nagaan wie nog niet heeft gereageerd. Twee dingen zijn eenvoudiger op de website:

Een evenement verwijderen. De assistent kan helemaal geen evenementen verwijderen; dat doe je via de beheerpagina van het evenement.
Het overzicht bekijken. Bij een grote peiling laat de evenementpagina in één oogopslag zien wat iedereen voor elke datum heeft geantwoord. De assistent vragen "wie zei nee tegen de 12e?" werkt ook, maar het overzicht leest sneller.

Wat de assistent wel en niet kan zien

De assistent handelt namens jou. Die ziet alleen evenementen die je hebt aangemaakt terwijl je was ingelogd, en alleen je eigen contacten. Gegevens uit accounts van anderen zijn niet zichtbaar. Je kunt de toegang op elk moment intrekken via je accountpagina, onder Gekoppelde apps. In ons privacybeleid lees je wat Pickadate opslaat wanneer je een assistent koppelt.

Alle prompts op een rij

"Maak een groepspeiling aan met de naam … Stel … voor van … tot …, … tijd. Reageren kan tot …. Nodig nog niemand uit."
"Laat me de datums zien die je hebt voorgesteld." Voeg daarna datums toe of verwijder ze.
"Nodig … uit. Gebruik de e-mailadressen uit mijn contacten." Bevestig wanneer daarom wordt gevraagd.
"Wie heeft nog niet gereageerd?" en daarna "Stuur iedereen die nog niet heeft gereageerd een herinnering."
"Welke datum komt het beste uit?" en daarna "Bevestig … en laat het iedereen weten."

Zo plan je een commissievergadering in vijf berichten, zonder ook maar één "komt dinsdag jou uit?" in de groepschat.