Comment organiser une réunion de groupe avec ChatGPT ou Claude

Si Pickadate est connecté à votre assistant IA, vous pouvez gérer tout un sondage de dates depuis le chat : décrivez la réunion, vérifiez les dates proposées, laissez-le envoyer les invitations, demandez quelques jours plus tard qui n’a pas répondu, puis dites-lui de confirmer la date retenue. Voici un exemple concret, du début à la fin, avec les prompts, les vérifications que l’assistant vous demande avant d’envoyer le moindre e-mail et les deux moments où le site web est plus rapide.

Exemple : une réunion de comité pour huit personnes

Imaginons que vous présidiez le comité d’un petit club. Huit personnes, toutes très occupées, et vous devez organiser une réunion en soirée de deux heures au cours des trois prochaines semaines. D’ordinaire, c’est une conversation de groupe où quatre personnes répondent, deux répondent à côté et une dit « n’importe quel jour sauf mardi » après que vous avez réservé le mardi.

Il vous faut deux choses avant de commencer :

1. Un compte Pickadate gratuit, car l’assistant agit en votre nom.
2. Pickadate connecté à votre assistant : dans Claude, via son répertoire de connecteurs ; dans ChatGPT, via son répertoire de plugins ; ou dans tout outil compatible avec les serveurs MCP distants. La page des assistants IA explique la marche à suivre pour chacun. Vous n’avez à le faire qu’une seule fois.

Étape 1 : décrivez la réunion dans un seul message

Donnez à l’assistant tout ce dont il a besoin dans un seul prompt. Plus vous précisez les choses dès le départ, moins il vous posera de questions :

Crée un sondage de dates sur Pickadate intitulé « Réunion du comité, novembre ». Propose les mardis, mercredis et jeudis soir, de 18 h 30 à 20 h 30, au cours des trois prochaines semaines, heure de Lisbonne. Réponse souhaitée avant vendredi prochain. N’invite personne pour l’instant.

Voici quelques points utiles à connaître :

• Sondage de groupe est le nom donné par Pickadate à l’événement classique « quelles dates vous conviennent ? » : chacun répond oui, peut-être ou non pour chaque date. Si vous vouliez fixer une date et connaître le nombre de participants, vous demanderiez plutôt une confirmation de présence. Le guide sur les sondages de dates en groupe explique la différence.
• Les dates sont indiquées dans le fuseau horaire de l’événement. La mention « heure de Lisbonne » le définit. Sinon, Pickadate reprend le fuseau horaire de votre dernier événement.
• La date limite de réponse doit précéder la première date proposée. Si vous demandez quelque chose d’impossible, l’assistant vous le signalera et vous posera à nouveau la question.

La consigne « N’invite personne pour l’instant » est importante. Créer un événement avec des invités envoie immédiatement les invitations ; mieux vaut donc vérifier les dates d’abord.

Étape 2 : vérifiez les dates avant de les montrer à qui que ce soit

Demandez à l’assistant de vous montrer ce qu’il a créé :

Montre-moi les dates que tu as proposées.

Neuf soirées, cela fait beaucoup de dates auxquelles répondre. Réduisez la liste :

Supprime les jeudis de la première semaine. Ajoute le lundi 9, aux mêmes horaires.

Toute date ajoutée ou supprimée donne lieu à un e-mail d’information envoyé à toutes les personnes invitées ; c’est pourquoi vous le faites maintenant, avant d’inviter qui que ce soit. Une fois que des personnes ont répondu, supprimer une date supprime aussi leurs réponses pour cette date, et cette opération est irréversible.

Étape 3 : invitez les participants

Si vous avez déjà invité ces personnes, l’assistant peut les retrouver dans vos contacts Pickadate :

Invite le comité : Ana, Rui, Marta, João, Inês, Pedro et Sofia. Utilise les adresses de mes contacts.

C’est à ce moment-là que l’assistant vous demande de confirmer, car il s’apprête à envoyer un e-mail à sept personnes. Vérifiez les noms et répondez oui. Chaque personne reçoit un lien personnel et répond sur le site web. Elle n’a besoin ni d’un compte, ni d’une application, ni de son propre assistant IA.

Deux limites à connaître : un événement peut compter au maximum 20 personnes invitées, et le nombre d’invitations qu’un assistant peut envoyer en votre nom chaque jour est plafonné. Si vous atteignez ce plafond, l’assistant vous indique combien d’invitations il vous reste.

Si vous préférez publier un lien dans la conversation de groupe du club plutôt que d’envoyer un e-mail à tout le monde, demandez le lien de partage :

Donne-moi le lien pour partager ce sondage.

Étape 4 : relancez les retardataires

Quelques jours plus tard :

Qui n’a pas encore répondu au sondage pour la réunion du comité ?

Vous obtiendrez les noms, ainsi que les dates qui conviennent le mieux jusqu’à présent. Puis :

Envoie un rappel à toutes les personnes qui n’ont pas répondu.

L’assistant vous demande confirmation avant l’envoi. Les rappels ne sont envoyés qu’aux personnes qui n’ont pas encore répondu. Ils sont décomptés du même plafond quotidien que les invitations, et toute personne invitée ou relancée pour cet événement au cours des dernières 24 heures est ignorée : vous ne pouvez donc pas inonder quelqu’un de messages en faisant la demande deux fois.

Étape 5 : choisissez la date et prévenez tout le monde

Lorsque les réponses sont arrivées :

Quelle date convient le mieux ? Montre-moi qui a répondu peut-être.

Pickadate affiche d’abord les dates qui ont reçu le plus de réponses positives. Si deux dates sont à égalité, regardez les réponses « peut-être », ou les personnes qui ne peuvent pas venir à chacune : perdre le trésorier est plus embêtant que perdre un invité. Cette décision vous appartient, pas à l’assistant. Puis :

Confirme le mercredi 11 et préviens tout le monde.

La confirmation d’une date envoie un e-mail à toutes les personnes concernées ; l’assistant vous demande donc une dernière confirmation.

Si vous voulez que le sondage cesse d’accepter les réponses sans rien confirmer, demandez-lui de clôturer l’événement. La clôture n’envoie aucun e-mail.

Dans quels cas le site web est plus rapide

L’assistant est utile pour les tâches fastidieuses à faire manuellement : saisir neuf dates, rechercher sept adresses e-mail, déterminer qui n’a pas répondu. Deux choses sont plus faciles sur le site web :

• Supprimer un événement. L’assistant ne peut pas supprimer d’événements ; vous devez le faire depuis la page de gestion de l’événement.
• Consulter la grille. Pour un grand sondage, la page de l’événement affiche d’un coup d’œil les réponses de chaque personne pour chaque date. Demander à l’assistant « qui a répondu non pour le 12 ? » fonctionne, mais la grille se lit plus vite.

Ce que l’assistant peut voir et ce qu’il ne peut pas voir

L’assistant agit en votre nom. Il ne voit que les événements que vous avez créés en étant connecté, ainsi que vos propres contacts ; il n’a accès à rien provenant du compte d’une autre personne. Vous pouvez révoquer son accès à tout moment depuis la page de votre compte, dans la section Applications connectées. Notre politique de confidentialité explique quelles données Pickadate conserve lorsque vous connectez un assistant.

Tous les prompts réunis

1. « Crée un sondage de groupe intitulé … Propose … du … au …, heure de …. Réponse souhaitée avant …. N’invite personne pour l’instant. »
2. « Montre-moi les dates que tu as proposées. » Puis ajoutez ou supprimez des dates.
3. « Invite … Utilise les adresses de mes contacts. » Confirmez lorsque l’assistant vous le demande.
4. « Qui n’a pas encore répondu ? » puis « Envoie un rappel à toutes les personnes qui n’ont pas répondu. »
5. « Quelle date convient le mieux ? » puis « Confirme … et préviens tout le monde. »

Voilà une réunion de comité organisée en cinq messages, sans un seul « mardi, ça vous va ? » dans la conversation de groupe.