Cómo programar una reunión de grupo con ChatGPT o Claude

Si Pickadate está conectado a tu asistente de IA, puedes organizar una encuesta de fechas completa desde el chat: describe la reunión, comprueba las fechas que propone, deja que envíe las invitaciones, pregunta unos días después quién falta por responder y dile que confirme la fecha ganadora. A continuación tienes un ejemplo real de principio a fin, con las instrucciones, lo que te pregunta el asistente antes de enviar ningún correo y los dos momentos en que la web resulta más rápida.

El ejemplo: una reunión del comité para ocho personas

Imagina que presides el comité de un pequeño club. Sois ocho personas, todas muy ocupadas, y necesitas celebrar una reunión de dos horas por la tarde-noche en algún momento de las próximas tres semanas. Normalmente, esto acaba en un chat de grupo donde contestan cuatro personas, dos responden a otra pregunta y una dice «cualquier día menos el martes» después de que ya hayas reservado el martes.

Necesitas dos cosas antes de empezar:

1. Una cuenta gratuita de Pickadate, porque el asistente actúa en tu nombre.
2. Pickadate conectado a tu asistente: en Claude, a través de su directorio de conectores; en ChatGPT, a través de su directorio de plugins; o en cualquier herramienta compatible con servidores MCP remotos. En la página de asistentes de IA encontrarás los pasos para cada uno. Solo tienes que hacerlo una vez.

Paso 1: describe la reunión en un solo mensaje

Dale al asistente todo lo que necesita en una única instrucción. Cuanto más le cuentes desde el principio, menos preguntas te hará:

Crea una encuesta de grupo en Pickadate llamada «Reunión del comité, noviembre». Propón martes, miércoles y jueves de 18:30 a 20:30 durante las próximas tres semanas, hora de Lisboa. Que se pueda responder hasta el próximo viernes. No invites a nadie todavía.

Conviene tener en cuenta algunas cosas:

• Encuesta de grupo es el nombre que Pickadate da a la clásica encuesta de «¿qué fechas os vienen bien?»: cada persona responde sí, quizá o no para cada fecha. Si quieres proponer una única fecha fija y saber cuántas personas asistirán, pedirías una confirmación de asistencia. En encuesta de disponibilidad para grupos se explica la diferencia.
• Las fechas corresponden a la zona horaria del evento. Al decir «hora de Lisboa», la estableces. Si no indicas ninguna, Pickadate utiliza la zona horaria de tu último evento.
• La fecha límite de respuesta debe ser anterior a la primera fecha propuesta. Si pides algo imposible, el asistente te lo dirá y te preguntará de nuevo.

Es importante decir «No invites a nadie todavía». Al crear un evento con invitados, las invitaciones se envían de inmediato, así que merece la pena comprobar primero las fechas.

Paso 2: comprueba las fechas antes de que nadie las vea

Pídele al asistente que te muestre lo que ha creado:

Enséñame las fechas que has propuesto.

Nueve tardes son muchas para responder. Reduce la lista:

Quita los jueves de la primera semana. Añade el lunes 9 a la misma hora.

Al añadir o quitar fechas, todas las personas invitadas reciben un correo para informarles del cambio. Por eso lo haces ahora, antes de invitar a nadie. Una vez que alguien haya respondido, eliminar una fecha también borra sus respuestas para esa fecha, y no se puede deshacer.

Paso 3: invita a la gente

Si ya has invitado a estas personas antes, el asistente puede encontrarlas en tus contactos de Pickadate:

Invita al comité: Ana, Rui, Marta, João, Inês, Pedro y Sofia. Usa las direcciones de mis contactos.

En este momento, el asistente te pide confirmación porque está a punto de enviar un correo a siete personas. Comprueba los nombres y dile que sí. Cada persona recibe un enlace personal y responde en la web. No necesita una cuenta, una aplicación ni tener su propio asistente de IA.

Hay dos límites que conviene conocer: un evento puede tener un máximo de 20 personas invitadas y existe un límite diario al número de invitaciones que puede enviar el asistente en tu nombre. Si llegas al límite, el asistente te dirá cuántas te quedan.

Si prefieres publicar un único enlace en el chat de grupo del club en vez de enviar un correo a todo el mundo, pídele el enlace para compartir:

Dame el enlace para compartir esta encuesta.

Paso 4: recuerda a quienes tardan en responder

Unos días después:

¿Quién no ha respondido todavía a la encuesta de la reunión del comité?

Te dará los nombres y también las fechas que mejor encajan hasta el momento. Después:

Envía un recordatorio a todas las personas que no hayan respondido.

El asistente te preguntará antes de enviarlo. Los recordatorios solo se envían a quienes aún no han respondido, cuentan para el mismo límite diario que las invitaciones y se omite a quien haya recibido una invitación o un recordatorio para este evento en las últimas 24 horas, así que no puedes atosigar a alguien pidiéndolo dos veces.

Paso 5: elige la fecha y avisa a todo el mundo

Cuando hayan llegado las respuestas:

¿Qué fecha va mejor? Enséñame quién ha dicho quizá.

Pickadate muestra primero las fechas con más respuestas afirmativas. Si hay un empate entre dos fechas, fíjate en los quizá o en quién no puede asistir a cada una: perder al tesorero es peor que perder a un invitado. Esa decisión te corresponde a ti, no al asistente. Después:

Confirma el miércoles 11 y avisa a todo el mundo.

Confirmar una fecha envía un correo a todas las personas implicadas, así que el asistente te lo pregunta una última vez.

Si quieres que la encuesta deje de aceptar respuestas sin confirmar nada, pídele que cierre el evento. Al cerrarlo no se envía ningún correo.

Cuándo resulta más rápida la web

El asistente es útil para las tareas pesadas de hacer a mano: introducir nueve fechas, buscar siete direcciones de correo y averiguar quién no ha respondido. Hay dos cosas que resultan más sencillas en la web:

• Eliminar un evento. El asistente no puede eliminar eventos; tendrás que hacerlo desde la página de gestión del evento.
• Consultar la cuadrícula. En una encuesta grande, la página del evento muestra de un vistazo la respuesta de cada persona para cada fecha. Preguntarle al asistente «¿quién ha dicho que no al día 12?» funciona, pero se lee más rápido en la cuadrícula.

Lo que el asistente puede y no puede ver

El asistente actúa en tu nombre. Solo ve los eventos que has creado mientras tenías la sesión iniciada y tus propios contactos; no puede ver nada de las cuentas de otras personas. Puedes retirarle el acceso en cualquier momento desde la página de tu cuenta, en Aplicaciones conectadas. En nuestra política de privacidad se explica qué datos guarda Pickadate cuando conectas un asistente.

Todas las instrucciones, juntas

1. «Crea una encuesta de grupo llamada … Propón … de … a …, hora de …. Se podrá responder hasta …. No invites a nadie todavía».
2. «Enséñame las fechas que has propuesto». Después, añade o quita fechas.
3. «Invita a … Usa las direcciones de mis contactos». Confirma cuando te lo pregunte.
4. «¿Quién no ha respondido todavía?» y después «Envía un recordatorio a todas las personas que no hayan respondido».
5. «¿Qué fecha va mejor?» y después «Confirma … y avisa a todo el mundo».

Así se programa una reunión del comité en cinco mensajes, sin un solo «¿te viene bien el martes?» en el chat de grupo.