Come programmare una riunione di gruppo con ChatGPT o Claude

Se Pickadate è collegato al tuo assistente AI, puoi organizzare un intero sondaggio sulle date dalla chat: descrivi la riunione, controlla le date proposte, lascia che invii gli inviti, chiedi qualche giorno dopo chi non ha ancora risposto e digli di confermare la data scelta. Qui sotto trovi un esempio reale dall'inizio alla fine, con i prompt, le domande che l'assistente ti pone prima di inviare email e i due casi in cui il sito è più rapido.

L'esempio: una riunione di comitato per otto persone

Mettiamo che tu presieda il comitato di un piccolo club. Siete in otto, tutti impegnati, e avete bisogno di una riunione serale di due ore entro le prossime tre settimane. Di solito si finisce in una chat di gruppo in cui rispondono in quattro, due rispondono alla domanda sbagliata e uno dice «qualsiasi giorno tranne martedì» dopo che hai già prenotato per martedì.

Prima di iniziare ti servono due cose:

  1. Un account Pickadate gratuito, perché l'assistente agisce per conto tuo.
  2. Pickadate collegato al tuo assistente: in Claude tramite la directory dei connettori, in ChatGPT tramite la directory dei plugin oppure in qualsiasi strumento che supporti server MCP remoti. La pagina degli assistenti AI spiega i passaggi per ciascuno. Devi farlo una sola volta.

Passaggio 1: descrivi la riunione in un unico messaggio

Fornisci all'assistente tutto ciò di cui ha bisogno in un solo prompt. Più dettagli dai subito, meno domande ti farà:

Crea un sondaggio di gruppo su Pickadate intitolato «Riunione del comitato, novembre». Proponi martedì, mercoledì e giovedì sera, dalle 18:30 alle 20:30, nelle prossime tre settimane, ora di Lisbona. Le risposte devono arrivare entro venerdì prossimo. Non invitare ancora nessuno.

Ecco alcune cose utili da sapere:

«Non invitare ancora nessuno» è importante. Creare un evento con gli invitati invia subito gli inviti, quindi è meglio controllare prima le date.

Passaggio 2: controlla le date prima che qualcuno le veda

Chiedi all'assistente di mostrarti cosa ha creato:

Mostrami le date che hai proposto.

Nove sere sono tante da valutare. Riduci il numero:

Rimuovi i giovedì della prima settimana. Aggiungi lunedì 9, alla stessa ora.

Aggiungere o rimuovere date viene comunicato via email a tutti gli invitati; ecco perché lo fai ora, prima di invitare qualcuno. Dopo che le persone hanno risposto, rimuovere una data cancella anche le loro risposte relative a quella data, e non è possibile annullare l'operazione.

Passaggio 3: invita le persone

Se hai già invitato queste persone in passato, l'assistente può trovarle tra i tuoi contatti Pickadate:

Invita il comitato: Ana, Rui, Marta, João, Inês, Pedro e Sofia. Usa gli indirizzi dei miei contatti.

A questo punto l'assistente ti chiede di confermare, perché sta per inviare un'email a sette persone. Controlla i nomi e dai l'ok. Ognuno riceve un link personale e risponde sul sito. Non servono un account, un'app o un assistente AI personale.

Due limiti da tenere presenti: un evento può avere al massimo 20 invitati e il numero di inviti che un assistente può inviare per tuo conto ogni giorno è limitato. Se raggiungi il limite, l'assistente ti dirà quanti inviti restano.

Se preferisci pubblicare un unico link nella chat di gruppo del club invece di inviare un'email a tutti, chiedi il link di condivisione:

Dammi il link da condividere per questo sondaggio.

Passaggio 4: sollecita chi tarda a rispondere

Qualche giorno dopo:

Chi non ha ancora risposto al sondaggio per la riunione del comitato?

Riceverai i nomi e le date che finora sembrano andare meglio. Poi:

Invia un promemoria a tutti quelli che non hanno risposto.

L'assistente chiede conferma prima di inviarlo. I promemoria vengono inviati solo a chi non ha ancora risposto, rientrano nello stesso limite giornaliero degli inviti e vengono saltate le persone che hanno ricevuto un invito o un promemoria per questo evento nelle ultime 24 ore, così non puoi tempestare qualcuno facendo la stessa richiesta due volte.

Passaggio 5: scegli la data e avvisa tutti

Quando sono arrivate le risposte:

Quale data va meglio? Mostrami chi ha risposto «forse».

Pickadate elenca per prime le date con il maggior numero di risposte «sì». Se due date sono a pari merito, guarda i «forse» oppure chi non può partecipare a ciascuna: perdere il tesoriere è peggio che perdere un ospite. Questa decisione spetta a te, non all'assistente. Poi:

Conferma mercoledì 11 e avvisa tutti.

La conferma di una data invia un'email a tutte le persone coinvolte, quindi l'assistente ti chiede un'ultima conferma.

Se vuoi che il sondaggio non accetti più risposte senza confermare una data, chiedi di chiudere l'evento. La chiusura non invia email.

Quando il sito è più rapido

L'assistente è utile per le attività noiose da fare a mano: inserire nove date, cercare sette indirizzi email, capire chi non ha risposto. Due cose sono più semplici sul sito:

Cosa può e non può vedere l'assistente

L'assistente agisce per conto tuo. Vede solo gli eventi che hai creato dopo aver effettuato l'accesso e i tuoi contatti, niente dagli account altrui. Puoi revocargli l'accesso in qualsiasi momento dalla pagina del tuo account, alla voce App collegate. La nostra informativa sulla privacy spiega quali dati Pickadate conserva quando colleghi un assistente.

Tutti i prompt, in sintesi

  1. «Crea un sondaggio di gruppo intitolato … Proponi … dalle … alle …, fuso orario …. Risposte entro …. Non invitare ancora nessuno.»
  2. «Mostrami le date che hai proposto.» Poi aggiungi o rimuovi date.
  3. «Invita … Usa gli indirizzi dei miei contatti.» Conferma quando richiesto.
  4. «Chi non ha ancora risposto?» poi «Invia un promemoria a tutti quelli che non hanno risposto.»
  5. «Quale data va meglio?» poi «Conferma … e avvisa tutti.»

Ecco come programmare la riunione del comitato in cinque messaggi, senza un solo «martedì ti va bene?» nella chat di gruppo.