Planeamento da reunião de família: uma data em que todos os ramos da família possam estar presentes
Um encontro de família tem o problema de marcação mais difícil desta lista. Está a coordenar vários agregados, de pelo menos duas gerações, muitas vezes em cidades diferentes, com férias escolares, turnos e férias já marcadas a puxar cada uma para seu lado.
É precisamente o caso em que perguntar a todos ao mesmo tempo, sobre as mesmas opções, poupa semanas de telefonemas.
Como funciona
- Escolha alguns fins de semana possíveis, espalhados por vários meses em vez de todos juntos.
- Acrescente cada um como opção. Aqui os dias inteiros funcionam melhor do que horas exatas, porque a viagem come na mesma as pontas do dia.
- Envie a ligação a uma pessoa por agregado, não a cada familiar: assim a contagem continua a querer dizer alguma coisa.
- Cada um marca que fins de semana dão jeito. O "talvez" serve para "teríamos de mudar qualquer coisa".
- Confirme cedo o vencedor. Quem viaja de longe é quem precisa de mais aviso.
Porquê uma resposta por agregado
Se quinze pessoas de quatro agregados responderem em separado, a tabela diz-lhe quantas pessoas estão livres, não quantos agregados podem ir. Como a viagem e o alojamento se decidem por agregado, é esse o número de que precisa mesmo.
Útil para
- Encontros que só acontecem de poucos em poucos anos
- Famílias espalhadas por países com férias escolares diferentes
- Aniversários e datas marcantes em que a comparência importa mais do que o dia exato
- Qualquer encontro em que era sempre a mesma pessoa a acabar a telefonar a todos
Perguntas frequentes
Com quanta antecedência devo perguntar?
Quatro a seis meses quando há aviões ou hotel. As famílias com filhos em idade escolar muitas vezes só conseguem responder depois de saírem as datas do calendário escolar.
E os familiares que se dão mal com tecnologia?
Responda por eles. Pode acrescentar alguém com nome e e-mail e preencher o que essa pessoa lhe disser ao telefone, para continuar a contar.
Devo votar também o local?
Decida o local primeiro se o custo da viagem variar muito consoante o destino: é ele que determina quem pode mesmo ir e, portanto, as respostas sobre datas.
E se um ramo da família não puder em nenhuma opção?
Acrescente as datas que sugerirem como opções extra em vez de recomeçar. As respostas já dadas mantêm-se intactas.