So planst du ein Gruppentreffen mit ChatGPT oder Claude

Wenn Pickadate mit deinem KI-Assistenten verbunden ist, kannst du eine komplette Terminabfrage direkt im Chat durchführen: Beschreibe das Treffen, prüfe die vorgeschlagenen Termine, lass die Einladungen verschicken, frag ein paar Tage später nach, wer noch nicht geantwortet hat, und lass den Termin mit den meisten Stimmen bestätigen. Unten findest du ein echtes Beispiel von Anfang bis Ende – mit den Eingaben, der Rückfrage des Assistenten, bevor er jemandem eine E-Mail schickt, und den zwei Momenten, in denen die Website schneller ist.

Das Beispiel: eine Ausschusssitzung mit acht Personen

Angenommen, du bist Vorsitzende*r eines kleinen Vereins-Ausschusses. Acht Personen, alle gut beschäftigt, und ihr braucht irgendwann in den nächsten drei Wochen ein zweistündiges Treffen am Abend. Normalerweise läuft das über einen Gruppenchat, in dem vier Personen antworten, zwei die falsche Frage beantworten und eine Person sagt: „Jeder Tag außer Dienstag“, nachdem du den Dienstag schon gebucht hast.

Bevor du loslegst, brauchst du zwei Dinge:

Ein kostenloses Pickadate-Konto, denn der Assistent handelt in deinem Namen.
Pickadate muss mit deinem Assistenten verbunden sein: in Claude über das Verzeichnis der Konnektoren, in ChatGPT über das Plugin-Verzeichnis oder in einem Tool, das Remote-MCP-Server unterstützt. Auf der Seite zu KI-Assistenten findest du die Anleitung für jeden Assistenten. Das musst du nur einmal erledigen.

Schritt 1: Beschreibe das Treffen in einer Nachricht

Gib dem Assistenten alles, was er braucht, in einer einzigen Eingabe. Je mehr du gleich zu Beginn angibst, desto weniger Rückfragen gibt es:

Erstelle auf Pickadate eine Gruppenabfrage mit dem Titel „Ausschusssitzung, November“. Schlage für die nächsten drei Wochen Dienstag-, Mittwoch- und Donnerstagabende von 18:30 bis 20:30 Uhr vor, Lissaboner Zeit. Antworten bitte bis nächsten Freitag. Lade noch niemanden ein.

Dabei passiert einiges, das du wissen solltest:

Gruppenabfrage ist Pickadates Bezeichnung für die klassische Frage „Welche Termine passen?“: Alle antworten für jeden Termin mit Ja, Vielleicht oder Nein. Wenn du einen festen Termin und eine Teilnehmerzahl brauchst, würdest du stattdessen eine Zu- oder Absageabfrage erstellen. Dort wird der Unterschied erklärt.
Die Termine richten sich nach der Zeitzone des Events. Mit „Lissaboner Zeit“ legst du sie fest. Ohne diese Angabe verwendet Pickadate die Zeitzone deines letzten Events.
Die Antwortfrist muss vor dem ersten vorgeschlagenen Termin liegen. Wenn du etwas Unmögliches angibst, weist dich der Assistent darauf hin und fragt noch einmal nach.

„Lade noch niemanden ein“ ist wichtig. Wenn du ein Event mit eingeladenen Personen erstellst, werden die Einladungen sofort verschickt. Es lohnt sich also, zuerst die Termine zu prüfen.

Schritt 2: Prüfe die Termine, bevor sie jemand sieht

Bitte den Assistenten, dir zu zeigen, was er erstellt hat:

Zeig mir die vorgeschlagenen Termine.

Neun Abende sind ganz schön viele zur Auswahl. Kürze die Liste:

Entferne die Donnerstage in der ersten Woche. Füge Montag, den 9., zur selben Uhrzeit hinzu.

Wenn du Termine hinzufügst oder entfernst, werden alle Eingeladenen per E-Mail darüber informiert. Deshalb erledigst du das jetzt, bevor du jemanden einlädst. Sobald Personen geantwortet haben, werden beim Entfernen eines Termins auch ihre Antworten dazu gelöscht – und das lässt sich nicht rückgängig machen.

Schritt 3: Lade Personen ein

Wenn du diese Personen schon einmal eingeladen hast, kann der Assistent sie in deinen Pickadate-Kontakten finden:

Lade den Ausschuss ein: Ana, Rui, Marta, João, Inês, Pedro und Sofia. Verwende die Adressen aus meinen Kontakten.

Jetzt bittet dich der Assistent um eine Bestätigung, weil er gleich sieben Personen eine E-Mail schickt. Prüfe die Namen und bestätige. Jede Person erhält einen persönlichen Link und antwortet auf der Website. Dafür braucht sie weder ein Konto noch eine App oder einen eigenen KI-Assistenten.

Zwei Einschränkungen solltest du kennen: Zu einem Event können höchstens 20 Personen eingeladen werden, und die Zahl der Einladungen, die ein Assistent pro Tag in deinem Namen verschicken kann, ist begrenzt. Wenn du das Limit erreichst, teilt dir der Assistent mit, wie viele Einladungen noch übrig sind.

Wenn du lieber einen einzelnen Link im Gruppenchat des Vereins teilst, statt allen eine E-Mail zu schicken, bitte um den Freigabelink:

Gib mir den Link, über den ich diese Umfrage teilen kann.

Schritt 4: Erinnere die Nachzügler

Ein paar Tage später:

Wer hat auf die Umfrage zur Ausschusssitzung noch nicht geantwortet?

Du erhältst die Namen und außerdem die Termine, die bisher am besten passen. Danach:

Erinnere alle, die noch nicht geantwortet haben.

Vor dem Versand fragt der Assistent nach. Erinnerungen gehen nur an Personen, die noch nicht geantwortet haben. Sie zählen zum selben Tageslimit wie Einladungen. Außerdem werden alle übersprungen, die in den letzten 24 Stunden zu diesem Event eingeladen oder daran erinnert wurden. So kannst du niemanden mit wiederholten Nachrichten überhäufen.

Schritt 5: Wähle den Termin und sag allen Bescheid

Sobald die Antworten eingegangen sind:

Welcher Termin passt am besten? Zeig mir, wer Vielleicht gesagt hat.

Pickadate listet zuerst die Termine mit den meisten Ja-Stimmen auf. Wenn zwei Termine gleichauf liegen, schau dir die Vielleicht-Antworten an oder sieh nach, wer an den jeweiligen Terminen nicht kann: Den Schatzmeister zu verlieren ist schlimmer als einen Gast. Das entscheidest du – nicht der Assistent. Danach:

Bestätige Mittwoch, den 11., und gib allen Bescheid.

Da die Bestätigung eines Termins eine E-Mail an alle Beteiligten verschickt, fragt der Assistent ein letztes Mal nach.

Wenn du die Umfrage schließen möchtest, ohne einen Termin zu bestätigen, bitte den Assistenten, das Event zu schließen. Beim Schließen wird keine E-Mail verschickt.

Wann die Website schneller ist

Der Assistent ist gut bei Aufgaben, die von Hand mühsam sind: neun Termine eingeben, sieben E-Mail-Adressen heraussuchen und feststellen, wer noch nicht geantwortet hat. Zwei Dinge gehen auf der Website einfacher:

Ein Event löschen. Der Assistent kann Events überhaupt nicht löschen; das erledigst du auf der Verwaltungsseite des Events.
Die Übersicht ansehen. Bei einer großen Umfrage zeigt die Eventseite auf einen Blick die Antwort jeder Person zu jedem Termin. Den Assistenten zu fragen „Wer hat zum 12. Nein gesagt?“ funktioniert zwar, aber die Übersicht ist schneller zu erfassen.

Was der Assistent sehen kann – und was nicht

Der Assistent handelt in deinem Namen. Er sieht nur Events, die du angemeldet erstellt hast, und deine eigenen Kontakte – nichts aus den Konten anderer Personen. Du kannst seinen Zugriff jederzeit auf deiner Kontoseite unter „Verbundene Apps“ entfernen. In unserer Datenschutzerklärung erfährst du, welche Daten Pickadate speichert, wenn du einen Assistenten verbindest.

Alle Eingaben auf einen Blick

„Erstelle eine Gruppenabfrage mit dem Titel … Schlage … von … bis … vor, … Zeit. Antworten bitte bis …. Lade noch niemanden ein.“
„Zeig mir die vorgeschlagenen Termine.“ Füge anschließend Termine hinzu oder entferne sie.
„Lade … ein. Verwende die Adressen aus meinen Kontakten.“ Bestätige, wenn du dazu aufgefordert wirst.
„Wer hat noch nicht geantwortet?“ und dann „Erinnere alle, die noch nicht geantwortet haben.“
„Welcher Termin passt am besten?“ und dann „Bestätige … und gib allen Bescheid.“

So planst du eine Ausschusssitzung in fünf Nachrichten – ganz ohne ein einziges „Passt dir Dienstag?“ im Gruppenchat.