Inschrijving voor vrijwilligersdiensten: zie in één oogopslag de bezetting per dienst
Vrijwilligers coördineren gaat zelden over het vinden van bereidwillige mensen. Het gaat erom of er voor elke afzonderlijke dienst daadwerkelijk iemand staat - en of je die lege zaterdagochtend opmerkt terwijl er nog tijd is om iets te regelen.
Een rooster zet alle diensten op één plek en laat per moment zien hoe de bezetting ervoor staat.
Zo werkt het
- Zet elke dienst als eigen datum en tijd erin - zaterdagochtend, zaterdagmiddag, zondagochtend, enzovoort.
- Deel één link met je hele vrijwilligerslijst. Die blijft de hele periode geldig.
- Vrijwilligers geven aan welke diensten ze kunnen doen en werken dat bij als er iets verandert.
- Kijk naar de aantallen per dienst om de gaten te vinden.
- Deel mensen in zodra je ziet wie beschikbaar is; de vrijwilligers die je indeelt krijgen een e-mail.
Handig voor
- Goede doelen en buurtdagen die door een handvol mensen worden geregeld
- Terugkerende verplichtingen zoals een voedselbankrooster of een clubbardienst
- Festivals en inzamelacties met veel korte diensten
- Elk rooster dat nu in een spreadsheet staat die niemand anders kan bewerken
Gaten op tijd vinden
De dienst waar niemand op intekent is bijna nooit degene die je verwacht, en je wilt dat twee weken van tevoren weten, niet twee dagen. Kijk naar de bezetting zodra de eerste golf antwoorden binnen is en vraag dan gericht naar de dunne diensten in plaats van nog een algemene oproep te doen - een gerichte vraag aan vijf mensen werkt beter dan een bericht aan vijftig.
Veelgestelde vragen
Kan één vrijwilliger zich voor meerdere diensten opgeven?
Ja, voor zoveel diensten als hij wil doen.
Kan ik de bezetting van één dienst bekijken?
Ja. Elke dienst heeft een eigen lijst met wie ja, misschien en nee heeft gezegd, zodat je meteen ziet welke dun bezet zijn.
Kan ik mensen zelf indelen in plaats van ze te laten kiezen?
Ja, en de combinatie is gebruikelijk: eerst beschikbaarheid ophalen, daarna indelen, zodat niemand op een dienst staat die hij niet kan. Ingedeelde vrijwilligers krijgen een e-mail.
Kunnen vrijwilligers hun beschikbaarheid later bijwerken?
Ja, via hun eigen link. Beschikbaarheid verandert veel, en een rooster dat niet kan worden bijgewerkt klopt al snel niet meer.
Hebben vrijwilligers een account nodig?
Nee. Ze antwoorden vanuit de link.