Schichtplanung für Freiwillige: Behalte die Besetzung jeder Schicht im Blick
Die Koordination von Freiwilligen scheitert selten an der Bereitschaft. Es geht darum, für jede einzelne Schicht zu wissen, ob sie tatsächlich besetzt ist - und den leeren Samstagvormittag zu bemerken, solange sich noch etwas machen lässt.
Ein Dienstplan stellt alle Schichten an einen Ort und zeigt die Besetzung je Slot auf einen Blick.
So funktioniert es
- Liste jede Schicht als eigenen Termin mit Uhrzeit - Samstagvormittag, Samstagnachmittag, Sonntagvormittag und so weiter.
- Teile einen Link mit deiner gesamten Freiwilligenliste. Er gilt für den ganzen Zeitraum.
- Die Freiwilligen markieren, welche Schichten sie übernehmen können, und aktualisieren das bei Änderungen.
- Sieh dir die Zahlen je Schicht an, um die Lücken zu finden.
- Teile Leute ein, sobald du die Verfügbarkeit siehst - die eingeteilten Freiwilligen bekommen eine E-Mail.
Gut geeignet für
- Wohltätigkeits- und Aktionstage, die eine Handvoll Leute stemmt
- Wiederkehrende Verpflichtungen wie ein Tafeldienst oder eine Vereinstheke
- Feste und Spendenaktionen mit vielen kurzen Schichten
- Jeden Plan, der derzeit in einer Tabelle steckt, die sonst niemand bearbeiten kann
Lücken früh finden
Die Schicht, für die sich niemand meldet, ist fast nie die erwartete - und du willst das zwei Wochen vorher wissen, nicht zwei Tage. Schau dir die Besetzung an, sobald die erste Antwortwelle da ist, und frag dann gezielt zu den dünnen Schichten statt einen weiteren allgemeinen Aufruf zu starten: eine gezielte Bitte an fünf Leute wirkt besser als eine Rundmail an fünfzig.
Häufige Fragen
Kann sich ein Freiwilliger für mehrere Schichten eintragen?
Ja, für so viele, wie er übernehmen möchte.
Sehe ich die Besetzung einer einzelnen Schicht?
Ja. Jede Schicht hat ihre eigene Liste mit Ja, Vielleicht und Nein, so dass sofort erkennbar ist, welche dünn besetzt sind.
Kann ich Leute selbst einteilen, statt sie wählen zu lassen?
Ja, und beides zusammen ist üblich: erst Verfügbarkeit erheben, dann danach einteilen, damit niemand auf einer Schicht steht, die er nicht kann. Eingeteilte Freiwillige bekommen eine E-Mail.
Können Freiwillige ihre Verfügbarkeit später ändern?
Ja, über ihren eigenen Link. Verfügbarkeit ändert sich viel, und ein Plan, der nicht aktualisiert werden kann, stimmt schnell nicht mehr.
Brauchen Freiwillige ein Konto?
Nein. Sie antworten über den Link.