Inschrijving voor bedrijfsevenementen met beperkte capaciteit
Interne evenementen - trainingen, offsites, all-hands - hebben meestal meer nodig dan een ja of nee. Ze hebben meerdere data nodig, elk met een eigen capaciteit, en een actueel overzicht van wie zich daadwerkelijk heeft ingeschreven, zodat de logistiek op een echt getal kan worden geboekt in plaats van op een optimistische schatting.
Inschrijving met capaciteit dekt precies dat, zonder dat iemand de week ervoor een spreadsheet tegen zijn inbox hoeft te leggen.
Zo werkt het
- Maak één optie per sessie of tijdslot dat je aanbiedt.
- Stel per optie de capaciteit in - zaalgrootte, cateringlimiet, of wat de echte beperking ook is.
- Beperk hoeveel sessies één persoon mag nemen, als het gaat om een training die iedereen één keer hoort te volgen.
- Deel de link intern, per e-mail of in de teamchat.
- Volg de inschrijvingen live. Volle sessies sluiten zichzelf, en de aantallen liggen klaar zodra facilitair of catering erom vraagt.
Handig voor
- Trainingen in meerdere sessies met een maximum per datum
- Offsites en all-hands die een nauwkeurig aantal nodig hebben voor de logistiek
- Lunchsessies en optionele interne bijeenkomsten
- Elk intern evenement dat nu in een gedeelde spreadsheet wordt bijgehouden
Waarom capaciteit beter werkt dan een inschrijflijst
Een open inschrijflijst vertelt je hoeveel belangstelling er is. Capaciteit vertelt je of de sessie kan doorgaan zoals gepland, en dwingt de vraag "moeten we een extra datum openen?" vroeg af - terwijl er nog een zaal te boeken valt.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere sessies met verschillende capaciteiten draaien?
Ja. Elke datum heeft een eigen maximum, en dat is de normale situatie als de zalen verschillen.
Kan ik voorkomen dat iemand zich voor meerdere sessies inschrijft?
Ja. Stel een maximumaantal data per persoon in.
Hebben collega's een account nodig?
Nee. Ze schrijven zich in via de link met hun naam en werkmailadres.
Kunnen mensen annuleren?
Ja, via hun eigen link, waardoor de plek vrijkomt voor iemand anders - beter dan een geboekte, lege stoel.
Kan ik de lijst met ingeschrevenen zien?
Ja, per sessie, met naam en e-mailadres - precies wat je aan de receptie of de catering doorgeeft.