Planning des bénévoles : visualisez la couverture de chaque créneau en un coup d'œil
Coordonner des bénévoles consiste rarement à trouver des volontaires. Il s'agit de savoir, pour chaque créneau, si quelqu'un l'assure réellement, et de repérer le samedi matin vide tant qu'il reste le temps d'y faire quelque chose.
Un planning réunit tous les créneaux au même endroit et montre la couverture de chacun d'un coup d'œil.
Comment ça marche
- Listez chaque créneau comme une date et une heure : samedi matin, samedi après-midi, dimanche matin, et ainsi de suite.
- Partagez un seul lien avec toute votre liste de bénévoles. Il vaut pour toute la période.
- Les bénévoles indiquent les créneaux qu'ils peuvent assurer et mettent à jour si besoin.
- Regardez les totaux par créneau pour repérer les trous.
- Affectez les personnes une fois la disponibilité visible : celles que vous affectez reçoivent un e-mail.
Utile pour
- Les journées associatives et caritatives portées par quelques personnes
- Les engagements récurrents : tour de rôle d'une banque alimentaire, buvette d'un club
- Les festivals et collectes avec beaucoup de créneaux courts
- Tout planning qui vit aujourd'hui dans un tableur que personne d'autre ne peut modifier
Repérer les trous à temps
Le créneau que personne ne prend n'est presque jamais celui qu'on imagine, et il vaut mieux le savoir deux semaines avant, pas deux jours. Regardez la couverture dès la première vague de réponses, puis sollicitez précisément sur les créneaux fragiles plutôt que de relancer tout le monde : une demande ciblée à cinq personnes fonctionne mieux qu'un message à cinquante.
Questions fréquentes
Un bénévole peut-il prendre plusieurs créneaux ?
Oui, autant qu'il le souhaite.
Puis-je voir la couverture d'un créneau précis ?
Oui. Chaque créneau a sa propre liste des oui, peut-être et non, ce qui montre immédiatement lesquels sont fragiles.
Puis-je affecter moi-même plutôt que laisser choisir ?
Oui, et combiner les deux est courant : recueillir d'abord les disponibilités, puis affecter en conséquence pour que personne ne se retrouve sur un créneau impossible. Les bénévoles affectés reçoivent un e-mail.
Les bénévoles peuvent-ils modifier leur disponibilité ?
Oui, depuis leur propre lien. Elle change beaucoup, et un planning qu'on ne peut pas mettre à jour cesse vite d'être exact.
Faut-il un compte ?
Non. Ils répondent depuis le lien.